Vetmatching est une plateforme facilitant le recrutement entre structures vétérinaires et jeunes diplômés en quête d’approfondissement de leurs connaissances. Le site permet à chaque structure d’avoir la même visibilité auprès des candidats à l’échelle nationale et internationale. Il facilite, de plus, le travail administratif de gestion des dossiers des candidats. Ceux-ci n’ont qu’un seul dossier à déposer en ligne, contenant tous les documents habituellement demandés. Chaque structure a accès aux dossiers de ses propres postulants, depuis son compte. Les lettres de recommandations sont également gérées en ligne et sont confidentielles, ce qui, nous l’espérons, permettra de les rendre plus objectives. Un algorithme a spécialement été conçu et développé afin d’attribuer à chaque participant son meilleur vœu.

Le fonctionnement du site est simple et se déroule en quelques étapes clés listées dans le calendrier en page d’accueil. Chaque candidat et chaque établissement doit créer un compte sur le site et renseigner les informations demandées. Les structures souhaitant participer déposent leurs annonces en ligne. Les candidats inscrits sur le site pourront alors commencer à sélectionner les différents programmes et établir leurs choix. Il est demandé de classer par ordre de préférence les établissements dans lesquels chaque candidat souhaite poursuivre sa formation. Chacun pourra choisir s’il présente son dossier uniquement pour les résidences, uniquement pour les assistanats ou pour les deux. Il est important de bien faire son choix afin de ne pas perdre de chance dans son processus de recrutement. Il est demandé à chaque candidat de bien veiller à ne pas classer d’établissements dans lesquels il ne souhaite pas travailler. Classer un établissement non désiré expose au risque de se le voir attribué. Nous recommandons également à chaque candidat de prendre contact avec les établissements dans lesquels ils souhaitent poursuivre leur formation afin de les visiter et de rencontrer le personnel avec lequel ils pourraient potentiellement travailler. Les échanges et les contacts sont fortement encouragés afin de prendre connaissance et conscience des conditions de travail proposées. Les candidats ont jusqu’au 1 avril 2026 pour s’inscrire sur le site. Il ne sera plus possible de s’inscrire au-delà de cette date. Vetmatching milite activement pour une harmonisation des dates de début et de fin des programmes de formation au niveau européen. Une prise de poste début septembre est fortement recommandée.

Chaque candidat a jusqu’au 19 avril 2026 minuit pour compléter son dossier (CV, lettre de motivation, 2 lettres de recommandation) et valider son propre classement des établissements. Au-delà de cette date, il ne sera plus possible de le modifier. De plus, les candidats dont le dossier est incomplet (absence d’un ou plusieurs documents) seront retirés du programme. Ils ne pourront donc pas être sélectionnés par ce système pour prétendre à une résidence ou un assistanat. Chaque structure verra ensuite apparaître sur son compte une liste personnalisée contenant les noms de tous les candidats intéressés par chacune de ses annonces. Chaque structure veillera à classer uniquement les candidats avec lesquels elle souhaite travailler. Classer un candidat non désiré expose au risque de le voir sélectionné dans le résultat final.

Chaque établissement a jusqu’au 26 avril 2026 minuit pour réaliser ses entretiens et valider son propre classement des candidats. Passé cette date, il ne sera plus possible de le modifier. Si un candidat ou une structure souhaite retirer sa candidature, il peut le faire jusqu’à cette date en utilisant le bouton approprié sur son profil. Une fois les données collectées, l’algorithme attribuera à chaque établissement et à chaque candidat, la position la plus proche de son meilleur choix. Les résultats seront rendus disponibles le 30 avril 2026 à 20h, individuellement sur chaque profil.

Il est demandé à chaque candidat et à chaque établissement de respecter le choix qui lui a été attribué. Il en va du bon fonctionnement du système. Des sanctions seront prises contre les candidats et les structures ne respectant pas leurs engagements (exclusion temporaire). Les établissements ayant des postes vacants auront accès à la liste des candidats n’ayant pas matché afin de compléter leurs postes.

Pour pouvoir accéder aux fonctionnalités du site, il faut tout d’abord s’enregistrer en cliquant sur l’icône en haut à droite de la page d’accueil. Il vous est demandé de renseigner votre nom, votre adresse mail, un mot de passe et de vous définir en tant que structure. Attention, il ne peut y avoir qu’un seul compte par structure (un seul identifiant et un seul mot de passe par structure). En validant votre demande, vous serez redirigés vers la section du site vous concernant.

Sur la page qui s’affiche, vous avez la possibilité d’éditer votre profil structure (nom de la clinique, téléphone, e-mail, rapide description de la structure (champ libre et facultatif), adresse). Vous avez la possibilité de mettre une photo de votre établissement ou un logo en cliquant sur l’icône photo. Une fois tous les champs renseignés, vous pouvez valider votre profil.

Vous avez maintenant accès à la création de votre annonce. Il vous suffit de cliquer sur « créer une nouvelle offre » en bas de page. Une offre correspond soit à une résidence soit à un assistanat. Si votre structure propose une résidence ET un assistanat, il faudra créer deux offres distinctes. Si vous souhaitez recruter plusieurs résidents ou assistants, il faudra renseigner le nombre de postes offerts à l’étape suivante. Il ne faut donc pas créer autant d’offre que ce que vous souhaitez recruter de candidats.

En créant une nouvelle offre, vous accédez à une nouvelle page sur laquelle vous avez la possibilité de choisir, à l’aide du menu déroulant, entre résidence et assistanat. Vous avez aussi la possibilité de définir le nombre de candidats que vous souhaitez recruter pour cette offre. L’encadré en bas de page sert à la rédaction de votre annonce. Nous vous recommandons de la soigner afin d’augmenter votre attractivité. Vous aurez tout le loisir de modifier votre texte jusqu’au 31 janvier 2026 à minuit si vous le souhaitez. Une fois que vous avez renseigné toutes les informations, vous pouvez valider votre annonce en cliquant sur « créer l’offre ». Vous êtes alors redirigés vers la page de facturation. Votre annonce ne sera rendue publique qu’après avoir réglé les frais d’inscription. Une fois le règlement effectué, vous serez redirigés vers votre profil structure, à partir duquel vous avez la possibilité de créer une nouvelle offre ou bien gérer celles déjà créées. Lorsque vous cliquez sur une offre déjà existante, vous pourrez voir le descriptif de votre annonce tel qu’il sera vu par les candidats.

Lorsque les candidats auront validé leur classement définitif, ceux ayant classé votre structure dans leurs préférences apparaîtront dans la section « Candidats ayant postulé » en bas de page. C’est à partir de cette liste que vous pourrez effectuer votre propre classement. Si votre structure propose un résidanat et un assistanat, vous aurez deux classements distincts à effectuer, un pour la résidence et un pour l’assistanat. Pour compléter votre tableau de préférences, il suffit de faire glisser l’icône du candidat à la place que vous souhaitez lui attribuer dans votre classement. Le numéro de la place est affiché sur l’icône du candidat.

Une fois votre classement établi, il vous sera demandé de le valider en cliquant sur le bouton « valider mon classement » sur votre page de profil. La validation de votre classement sera nécessaire pour enregistrer votre participation et entrer vos données dans l’algorithme du Vetmatching. En validant votre classement, vous acceptez automatiquement le règlement du Vetmatching.

Les résultats du matching seront affichés sur votre page de profil. Seul votre résultat sera visible. Vous n’aurez pas accès aux résultats des autres structures ou des candidats. Une fois les résultats affichés, il est de votre responsabilité de vous mettre en contact avec vos nouvelles recrues afin de définir entre vous les modalités de prise de poste.

Dans la semaine suivant l’annonce des résultats, vous aurez accès à la liste des candidats n’ayant pas matché afin de combler le ou les postes éventuellement restés vacants.

Pour le bon fonctionnement du matching et éviter des situations conflictuelles, autant pour les structures que pour les candidats, il est indispensable de nous informer dans les plus brefs délais d’éventuels changements dans votre/vos programme(s). Votre demande sera prise en compte et aucune sanction ne sera appliquée. Si, en revanche, nous n’avons aucune information de votre part avant le 26 avril 2026, votre engagement sera considéré comme pleinement accepté. Le fait de ne pas respecter les attributions qui vous ont été faites par l’algorithme, peut avoir un impact sur tout le processus de recrutement, ce qui serait regrettable. Des sanctions seront alors appliquées. Il est donc important d’avoir une communication intelligente et raisonnée afin que tout le monde soit satisfait. Les situations exceptionnelles peuvent arriver, nous le comprenons. Ces situations seront traitées en interne avec notre comité de modération.

Pour pouvoir accéder aux fonctionnalités du site, il faut tout d’abord s’enregistrer en cliquant sur l’icône en haut à droite de la page d’accueil. Il vous est demandé de renseigner votre nom, votre adresse mail, un mot de passe et de vous enregistrer en tant que candidat. En validant votre demande, vous serez redirigés vers la section du site qui vous concerne.

Sur cette nouvelle page qui s’affiche, vous avez la possibilité d’éditer votre profil candidat en renseignant tout d’abord vos coordonnées. Vous avez la possibilité de mettre une photo de profil en cliquant sur l’icône appropriée. Il est vivement conseillé de mettre une photo de vous, cela permet aux recruteurs de rapidement remettre un visage sur un dossier. Vous retrouverez, en bas de page, une section concernant les documents habituellement demandés (CV, lettre de motivation, case log, lettre de recommandation, autres documents). Il suffit de déposer un fichier pdf correspondant au document demandé. Concernant les lettres de recommandation, il faut renseigner l’adresse mail de la personne à laquelle vous avez demandé une lettre de recommandation. Cette personne recevra un mail contenant un lien. En cliquant sur ce lien, la personne en question pourra directement déposer votre lettre de recommandation sur votre profil. Dès que la lettre de recommandation est déposée sur votre profil, un mail de confirmation vous sera directement adressé via le site vetmatching. Vous ne pourrez pas voir les lettres de recommandation de votre profil. Seules les structures que vous avez classées pourront les voir. Une fois tous les champs renseignés, vous pouvez valider votre profil. Il reste modifiable à tout moment. Vous pouvez modifier vos documents jusqu’au 19 avril 2026 minuit.

Toutes les annonces sont consultables en cliquant sur l’onglet « Annonces » de la page d’accueil. Pour pouvoir faire votre classement final, vous devez sélectionner les annonces qui vous intéressent en cliquant sur le bouton « Ajouter aux préférences » présent sur l’annonce en question. Cette annonce s’affichera automatiquement sur votre profil. Vous pourrez donc plus facilement retrouver vos annonces favorites puis les classer. Lorsque vous sélectionnez un programme de résidence, vous verrez apparaître un tableau de classement des programmes de résidence sur votre profil. De la même manière, si vous sélectionnez un programme d’assistanat, un classement d’assistanat sera disponible sur votre page de profil. Si vous sélectionnez à la fois des programmes de résidence et d’assistanat, vous verrez apparaître deux classements différents sur votre profil, un pour les résidences et un pour les assistanats. Votre participation sera prioritaire sur les résidences. Si vous ne matchez pas en résidence, votre candidature sera alors automatiquement prise en compte pour la sélection des assistants. Il est donc impératif d’établir deux classements distincts. Prenez bien en considération vos préférences pour l’un ou l’autre de ces postes. Vos choix de structures pour une résidence ne seront pas nécessairement identiques à vos choix d’assistanat. Pour compléter votre tableau de préférences, il suffit de faire glisser l’icône de la structure à la place que vous souhaitez lui attribuer dans votre classement. Sa position dans votre classement est numérotée en regard de son icône.

Une fois votre classement établi, il vous sera demandé de le valider en cliquant sur le bouton « valider » sur votre profil. Une fenêtre apparaît pour confirmer vos choix et vous diriger vers le paiement des frais d’inscription. La validation de votre classement est nécessaire pour enregistrer votre participation et entrer vos données dans l’algorithme. En validant votre classement, vous acceptez également le règlement du Vetmatching. Si vous ne validez pas votre profil, votre candidature ne sera pas prise en compte par l’algorithme et vous ne pourrez pas être sélectionné dans un quelconque programme. La validation de votre classement est une action irréversible. Vous ne pourrez plus modifier vos choix une fois qu’ils seront validés. Prenez donc soin de vérifier que votre profil et vos choix sont correctement configurés avant de valider votre participation. Les frais d’inscriptions sont facturés en fonction du nombre total de structures que vous avez choisi de classer. Votre candidature ne sera validée qu’une fois le règlement effectué et les fonds perçus.

Un bouton « retirer ma candidature » est présent sur votre profil jusqu’à une date précisée dans le calendrier. Avant cette date, vous aurez la possibilité d’annuler votre candidature si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitiez plus participer au programme de sélection. Cette option est également disponible pour les structures. Si une structure que vous avez sélectionnée dans votre classement venait à se retirer, votre classement sera automatiquement ajusté pour ne pas que vous perdiez de chances dans votre recrutement. Passé la date butoir indiquée dans le calendrier, le bouton « retirer ma candidature » ne sera plus disponible sur votre profil et vous serez donc pleinement engagé dans le processus de sélection. Vous pouvez retirer votre candidature jusqu’au 26 avril 2026 minuit.

Les résultats du matching seront affichés sur votre profil. Seul votre résultat sera visible. Vous n’aurez pas accès aux résultats des autres candidats ou des structures. Une fois les résultats affichés, il est de votre responsabilité de vous mettre en contact avec vos prochains employeurs afin de définir, entre vous, les modalités de contrat qui vous lieront.

Suivant l’annonce des résultats, la liste des candidats n’ayant pas trouvé de poste sera disponible sur le site et consultable uniquement par les structures inscrites sur le site Vetmatching. Les structures ayant des postes vacants pourront alors contacter les candidats restants pour leur proposer un poste.

Le bon fonctionnement du matching program repose sur le respect des consignes, à la fois par les structures et par les candidats. Ne pas respecter le poste qui vous a été attribué par l’algorithme, peut avoir un impact sur tout le processus de recrutement, ce qui serait regrettable. Des sanctions seront alors appliquées (exclusion du site pour 3 ans). Il est donc important d’avoir une communication intelligente et raisonnée afin que tout le monde soit satisfait. Les situations exceptionnelles peuvent arriver, nous le comprenons. Nous vous demandons, dans ce cas, de nous contacter dans les plus brefs délais afin de limiter l’impact de tout incident. Ces situations seront traitées en interne avec notre comité de modération.

Lorsque les structures et les candidats ont validé leurs classements respectifs, les données sont enregistrées dans l’algorithme. Son fonctionnement est simple. Il compare les classements des structures d’un côté, aux classements des candidats de l’autre. Un candidat sera attribué à une structure si les deux acteurs se sont mutuellement classés en rang 1. Ce choix ne pouvant être meilleur, c’est un match, le candidat est attribué à ce poste. Le candidat en question est alors retiré des listes de disponibilité car il ne peut plus matcher dans un autre programme. La structure est également retirée de la liste si elle ne propose qu’un seul poste ou bien son nombre de poste encore disponible sera mis à jour.

Une fois les listes actualisées, l’algorithme reprend ses comparaisons jusqu’à attribuer tous les matchs possibles en rang 1. Dans l’éventualité où plus aucun match ne serait possible alors que les listes ne sont pas épuisées, l’algorithme attribuera le choix de rang 2 du candidat au choix de rang 1 de la structure. Dès le premier match possible dans cette configuration, les listes sont de nouveau mises à jour et l’algorithme reprend ses calculs en considérant uniquement les rangs 1.

Il ne peut donc pas y avoir deux candidats acceptés pour un même poste ou un candidat accepté dans deux postes différents. L’algorithme effectue ses calculs jusqu’à ce que l’une ou l’autre des listes soit épuisée ou bien qu’aucun match ne soit plus réalisable. Les résultats seront alors définitifs et affichés sur les profils de chacun. Il est possible qu’il reste des postes vacants ou des candidats sans attributions. Les structures ayant des postes vacants auront accès à la liste des candidats n’ayant pas matché. Ces structures seront libres de contacter les candidats de leur choix pour combler leurs postes vacants.

La présence d’un site internet de mise en relation s’inscrit aujourd’hui comme la solution permettant de faciliter les échanges de données entre structures, candidats et établissements au profil varié.

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