Pour pouvoir accéder aux fonctionnalités du site, il faut tout d’abord s’enregistrer en cliquant sur l’icône en haut à droite de la page d’accueil. Il vous est demandé de renseigner votre nom, votre adresse mail, un mot de passe et de définir si vous êtes une structure ou un candidat. En validant votre demande, vous serez redirigés vers la section du site qui vous concerne.

Après vous être enregistré sur le site en tant que structure, vous êtes automatiquement dirigé vers votre page de compte. Sur cette page, vous avez la possibilité d’éditer votre profil structure (nom de la clinique, téléphone, Email, rapide description de la structure (champ libre et facultatif), adresse). Vous avez la possibilité de mettre une photo de votre établissement en cliquant sur l’icône photo. Une fois tous les champs renseignés, vous pouvez valider votre profil.

Vous avez maintenant accès à la création de votre annonce. Il vous suffit de cliquer sur « créer une nouvelle offre » en bas de page. Une offre correspond soit à une résidence soit à un assistanat. Si votre structure propose une résidence ET un assistanat, il faudra créer deux offres distinctes. Si vous souhaitez recruter plusieurs assistants, il faudra renseigner le nombre de postes offerts à l’étape suivante. Il ne faut donc pas créer autant d’offres que ce que vous souhaitez recruter de candidats.

En créant une nouvelle offre, vous accédez à une nouvelle page sur laquelle vous avez la possibilité de choisir, à l’aide du menu déroulant, entre résidence et assistanat. Vous avez aussi la possibilité de définir le nombre de candidats que vous souhaitez recruter pour cette offre. L’encadré en bas de page sert à la rédaction de votre annonce. Nous vous recommandons de soigner celle-ci pour augmenter votre attractivité. Vous aurez tout le loisir de modifier votre texte jusqu’au 1 février 2025 si vous le souhaitez. Une fois que vous avez renseigné toutes les informations, vous pouvez valider votre annonce en cliquant sur « créer l’offre ». Vous êtes alors redirigés vers votre profil structure, à partir duquel vous avez la possibilité de créer une nouvelle offre ou bien gérer celles déjà créées. Lorsque vous cliquez sur une offre déjà existante, vous pourrez voir le descriptif de votre annonce tel qu’il sera vu par les candidats.

Lorsque les candidats auront validé leur classement définitif, ceux ayant classé votre structure dans leurs préférences apparaîtront dans la section « Candidats ayant postulé » en bas de page. C’est à partir de cette liste que vous pourrez effectuer votre propre classement. Si votre structure propose un résidanat et un assistanat, vous aurez deux classements distincts à effectuer, un pour la résidence et un pour l’assistanat. Pour compléter votre tableau de préférences, il suffit de faire glisser l’icône du candidat à la place que vous souhaitez lui attribuer dans votre classement.

Les résultats du matching seront affichés sur votre page de profil. Seul votre résultat sera visible. Vous n’aurez pas accès aux résultats des autres structures ou des candidats. Une fois les résultats affichés, il est de votre responsabilité de vous mettre en contact avec vos nouvelles recrues afin de définir entre vous les modalités de prise de poste.

Dans la semaine suivant l’annonce des résultats, une liste des postes vacants et des candidats n’ayant pas trouvé de poste sera publiée sur le site. Chacun sera alors libre de se mettre en relation pour combler ces nouvelles opportunités.

Pour le bon fonctionnement du matching program et éviter des situations conflictuelles, autant pour les structures que pour les candidats, il est indispensable de nous informer dans les plus brefs délais d’éventuels changements dans votre/vos programme(s). Votre demande sera prise en compte et aucune sanction ne sera appliquée. Si, en revanche, nous n’avons aucune information de votre part avant le 26 avril 2025, votre position sera considérée comme pleinement acceptée. Le fait de ne pas respecter les attributions qui vous ont été faites par l’algorithme peut avoir un impact sur tout le processus de recrutement, ce qui serait regrettable. Des sanctions seront alors appliquées. Il est donc important d’avoir une communication intelligente et raisonnée afin que tout le monde soit satisfait. Les situations exceptionnelles peuvent arriver, nous le comprenons. Ces situations seront traitées en interne avec notre comité de modération.

Pour pouvoir accéder aux fonctionnalités du site, il faut tout d’abord s’enregistrer en cliquant sur l’icône en haut à droite de la page d’accueil. Il vous est demandé de renseigner votre nom, votre adresse mail, un mot de passe et de définir si vous êtes une structure ou un candidat. En validant votre demande, vous serez redirigés vers la section du site qui vous concerne.

Après vous être enregistré en tant que candidat, vous êtes redirigé vers votre page de compte. Sur cette page, vous avez la possibilité d’éditer votre profil candidat en renseignant tout d’abord vos coordonnées. Vous avez la possibilité de mettre une photo de profil en cliquant sur l’icône appropriée. Il est vivement conseillé de mettre une photo de vous, cela permet aux recruteurs de rapidement remettre un visage sur un dossier. Vous retrouverez en bas de page une section concernant les documents habituellement demandés (CV, lettre de motivation, case log, lettre de recommandation, autres documents). Il suffit de déposer un fichier PDF correspondant au document demandé. Concernant les lettres de recommandation, il faut renseigner l’adresse mail de la personne à laquelle vous avez demandé une lettre de recommandation. Cette personne recevra un mail contenant un lien. En cliquant sur ce lien, elle pourra directement déposer votre lettre de recommandation sur votre profil. Dès que la lettre est déposée, un mail de confirmation vous sera envoyé. Vous ne pourrez pas voir les lettres de recommandation de votre profil, seules les structures pourront les consulter. Une fois tous les champs renseignés, vous pouvez valider votre profil. Il reste modifiable à tout moment.

Toutes les annonces sont consultables en cliquant sur l’onglet « Structures » de la page d’accueil. Pour pouvoir faire votre classement final, vous devez sélectionner les annonces qui vous intéressent en cliquant sur le bouton « Ajouter aux préférences » présent sur l’annonce en question. Cette annonce s’affichera automatiquement sur votre profil. Vous pourrez donc plus facilement retrouver vos annonces favorites puis les classer. Lorsque vous sélectionnez un programme de résidence, vous verrez apparaître un tableau de classement des programmes de résidence sur votre profil. De la même manière, si vous sélectionnez un programme d’assistanat, un classement d’assistanat sera disponible sur votre page de profil. Si vous sélectionnez à la fois des programmes de résidence et d’assistanat, vous verrez apparaître deux classements différents sur votre profil, un pour les résidences et un pour les assistanats. Votre participation sera prioritaire sur les résidences. Si vous ne matchez pas en résidence, votre candidature sera alors prise en compte pour la sélection des assistants. Il est donc impératif d’établir deux classements distincts. Prenez bien en considération vos préférences pour l’un ou l’autre de ces postes. Vos choix de structures pour une résidence ne seront pas nécessairement identiques à vos choix d’assistanat. Pour compléter votre tableau de préférences, il suffit de faire glisser l’icône de la structure à la place que vous souhaitez lui attribuer dans votre classement.

Une fois votre classement établi, il vous sera demandé de le valider. La validation de votre classement sera nécessaire pour enregistrer votre participation et entrer vos données dans l’algorithme du matching program.

Les résultats du matching seront affichés sur votre page de profil. Seul votre résultat sera visible. Vous n’aurez pas accès aux résultats des autres candidats ou des structures. Une fois les résultats affichés, il est de votre responsabilité de vous mettre en contact avec vos futurs employeurs afin de définir ensemble les modalités de prise de poste.

Dans la semaine suivant l’annonce des résultats, une liste des postes vacants et des candidats n’ayant pas trouvé de poste sera publiée sur le site. Chacun sera alors libre de se mettre en relation pour combler ces nouvelles opportunités.

Pour le bon fonctionnement du matching program et éviter des situations conflictuelles, autant pour les structures que pour les candidats, il est indispensable de nous informer dans les plus brefs délais si vous avez accepté un poste dans une structure hors matching ou si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez plus faire partie de ce programme. Votre demande sera prise en compte et aucune sanction ne sera appliquée. Si, en revanche, nous n’avons aucune information de votre part avant le 26 avril 2025, votre candidature sera considérée comme pleinement acceptée. Le fait de ne pas respecter le poste qui vous a été attribué peut avoir un impact sur tout le processus de recrutement, ce qui serait regrettable. Des sanctions seront alors appliquées (exclusion du site pour trois ans). Il est donc important d’avoir une communication intelligente et raisonnée afin que tout le monde soit satisfait. Les situations exceptionnelles peuvent arriver, nous le comprenons. Ces situations seront traitées en interne avec notre comité de modération.

Lorsque les structures et les candidats ont validé leurs classements respectifs, les données sont enregistrées dans l’algorithme. Son fonctionnement est simple. Il compare les classements des structures d’un côté, aux classements des candidats de l’autre. Un candidat sera attribué à une structure si les deux protagonistes se sont mutuellement classés en rang 1. Ce choix ne pouvant être meilleur, c’est un match, le candidat est attribué à ce poste. Le candidat en question est alors retiré des listes de disponibilité car il ne peut plus matcher dans un autre programme. La structure est également retirée de la liste si elle ne propose qu’un seul poste ou bien son nombre de postes encore disponible sera mis à jour. Une fois les listes actualisées, l’algorithme reprend ses comparaisons jusqu’à attribuer tous les matchs possibles en rang 1.

Dans l’éventualité où plus aucun match ne serait possible alors que les listes ne sont pas épuisées, l’algorithme attribuera le choix de rang 2 du candidat au choix de rang 1 de la structure. Dès le premier match possible dans cette configuration, les listes sont de nouveau mises à jour et l’algorithme reprend ses calculs en considérant uniquement les rangs 1.

Il ne peut donc pas y avoir deux candidats acceptés pour un même poste ou un candidat accepté dans deux postes différents. L’algorithme effectue ses calculs jusqu’à ce que l’une ou l’autre des listes soit épuisée ou bien qu’aucun match ne soit plus réalisable. Les résultats seront alors définitifs et affichés sur les profils de chacun.

Il est possible qu’il reste des postes vacants ou des candidats sans attributions. Ceux-ci seront alors inscrits sur une liste qui sera affichée sur le site une fois les résultats publiés et visible uniquement des personnes inscrites sur le matching program.